Define el tipo de reunión
Una entrevista, una reunión comercial, un comité de dirección y una sesión de trabajo híbrida tienen requisitos distintos. Determina cuántas personas estarán físicamente, cuántas se conectarán en remoto y qué materiales se utilizarán.
- Reunión interna o con clientes
- Presencial, híbrida o remota
- Duración y pausas
- Necesidad de confidencialidad
- Trabajo individual o dinámicas de grupo
Privacidad acústica y visual
Una puerta cerrada no garantiza confidencialidad. Pregunta si se oyen conversaciones desde zonas comunes, si hay tránsito frente a cristaleras y si la sala puede cerrarse durante toda la reserva.
Para procesos de selección, asuntos legales o información comercial sensible, la privacidad debe figurar entre los primeros filtros.
Videollamada y conectividad
Comprueba velocidad y estabilidad de internet, cobertura móvil, pantalla, cámara, micrófono, altavoces y conexiones disponibles. Una televisión grande no sustituye a un sistema preparado para reuniones híbridas.
Confirma si existe soporte en caso de incidencia y llega con tiempo para probar la conexión.
Capacidad útil y ergonomía
La capacidad anunciada puede ser incómoda para sesiones largas. Revisa tamaño de mesa, separación entre asistentes, sillas, ventilación, luz natural, temperatura y posibilidad de escribir o presentar.
Precio final y flexibilidad
Valora si el precio incluye recepción, agua, café, limpieza, pantalla y tiempo de preparación. Revisa también la política de cambios, cancelación y ampliación de la reserva.
Para equipos que se reúnen de forma recurrente, interesa poder repetir reservas, centralizar facturas y mantener preferencias de sala.